会社と従業員との連絡事項で、同意及び承諾の管理は出来ていますか？（お互いのトラブル回避）
目次
５人以上の従業員がいる会社は、必ず準備が必要です。
皆さまの会社では従業員への連絡を、どのようにされているのでしょうか？
全員が事務所に居る場合は簡単ですね。ただ、ここでも「言った」「聞いてない」を防ぐためには文書での確認が必要です。
では、営業や現場作業のように外で働く従業員、パート・アルバイトのように時間差で働く従業員への連絡は、いかがでしょうか？
殆どの人がスマホを持つ今の時代ですから、ラインを活用されている会社も多いでしょう。またメールでも電話でも、連絡方法をそれぞれのグループの長に任せている場合もあるかもしれません。
心配なのは「本当に情報が伝わったか？」です。
ラインなら既読が付けば、読まれていると一安心。でも、本当でしょうか？
『既読スルー』という言葉もありますが、次々と届く通知を開いたものの、さっと眺めて、そのまま表示の順位が下がって忘れた～、なんてことにもなりかねません。
では、最後まで読んだら必ず返信を求めるか？相手が数人なら良いけれど、結構面倒ですね。返信が無い人を確認するのは。
従業員同士の間に流れる不確かな情報は、会社に対する不信感を招きます。
会社と従業員が直接、意思の疎通ができるオフィシャルな連絡網は、いかがでしょうか？
「情報を送った」「受け取っていない」の応酬にならないための、新しいツールのご紹介です。
会社から見る従業員への【伝える】と、従業員から見る会社への【受け取る】のマッチング。
そこに従業員側の意思表示が加われば、鬼に金棒！ですね。
それこそ、最後まで読んでみてください。
会社と従業員の間で決める書類は、雇用に関わる書類だけでなく
社内のルール、制度、トラブル時の対応、マニュアル等様々な情報があります。
これらを管理するには、今までは書類がベースとなっています。
日常の仕事に関する業務は、携帯電話、メール、ＬＩＮＥと移行してきたと思います。
ＬＩＮＥを活用しています会社は、瞬時に同時に従業員に連絡が可能となりまして、今や会社の日常業務では必ず必要なツールとなったと思います。
従業員は、何が出来るのか？（スマホ―画面）
- 会社から重要な書類の整理、検索、同意（承諾）が出来る
- 連絡事項の確認が時系列で出来る
- 連絡文章が紙でなく、スマホ―1つで管理が出来る
こちらが、従業員がスマホ―から各自のページにアクセスした時の状況です。
会社から従業員に対しての書類確認状況が一目で各自が把握出来ます。
※画像をクリックしますと、画像が大きくなります。
右下の書類を確認するを押しますと
現在の書類の詳細状況が確認できます。
未読、閲覧済、同意済状況が一覧になっています。
検索機能もあります。
全て、閲覧済み、同意済み、未読を一括で検索も出来ます。
書類に同意する画面です。
□に✔を入れて同意となります。
※画像は、例題として表示しています。
お知らせ機能もあります。（動画対応）
（同意を必要としない、連絡網及びマニュアルの管理等も出来ます。）
書類を写真及び動画の表示も出来ます。
（マニュアルとして動画も可能）
※画像は、例題として表示しています。
管理者は、何が出来るのか？（パソコン画面）
- 書類の閲覧状況が把握出来ます。
- 未読者、同意の詳細が従業員単位で把握出来ます。
- 書類状況の確認をしながら、各従業員と個別対応が可能となります。
各種書類について、各自の同意状況等が詳細が分かります。
会社と従業員との書類管理事例『案』として
- 就業規則の『変更』について
- 資格取得サポートについて
- 社長賞及び新人賞についてに
- 出張旅費規程について
- 経費の精算について
- 社宅制度について
- 車両管理について
- 家族が増えた場合について
- 職場環境の相談について
- 住宅購入について資金計画案（福利サポート）
- 退職金共済について（福利厚生）
- 確定拠出について（福利厚生）
- 休日について
- 事故が起きた場合の対応について
導入する会社のメリット・デメリット
メリット
- 従業員と会社との書類の一元管理
- 同意が必要なの管理の管理と配布と状況確認
- 従業員と会社との関係が強化される
- 会社としての連絡網が管理が強化される
- 紙ベースの管理でなく、スマホ―を通しての管理になりますので、印刷物も必要ありませんし、同意状況が一斉に瞬時に可能な体制が構築できる
デメリット
- 会社の中に明確な制度がない会社は、制度の構築が必要
- 毎月システムのコストが発生する
- 新たに会社に担当スタッフが必要となる
このシステムでどのくらい管理コストと時間が削減出来るのでしょうか？
- 会社と従業員との間に作成しないといけない書類、契約書関係の整理・・・・数十時間
- 資料が出来上がると、各従業員に対して配布作業と書類の確認作業及び報告書の作成時間
- 1カ月に費やす時間は、2、3日の仕事で終わればいいのですが・・・
サポート体制
文章の作成、配信代行、文章の確認等も行います。
モニター会社を募集します。
ご希望の方は、ご連絡お待ちしております。
以下の方を優先でサポートさせて頂きます。
従業員と会社の間のルール化を明確化して、会社の組織図を強化したい会社
